Gala yemekleri her daim popülerliğini koruyan etkinliklerdir. Düzenleyeceğiniz gala yemeğinin yemeği ister eğlence, ister ödül töreni olsun, aşağıdaki önerilerimize göz gezdirmeden planlamaya başlamayın.
- Davetiyeler:
İlk izlenimler çok önemlidir ve davetiyeleriniz gala yemeğinizin ilk izlenimini yaratır. Gönderdiğiniz davetiyenin dikkat çekmesini, merak uyandırmasını, potansiyel katılımcılarınızı heyecanlandırmasını amaçlamalısınız, başlarına geleceklerle ilgili çok da net olmayan bir fikir vermesini sağlamalısınız. Davetiye göndermeden evvel etkinliğinizin temasına karar vermiş olmalısınız. Davetiyeniz de bu temayla uygun bir hava ve dile sahip olmalıdır. Bu sayede iletişiminiz tutarlı olacaktır.
Davetiyeleriniz ve paketleri için yenilikçi şeyler düşünmeye çalışın. Belki bir hediye paketinin içinde gönderirsiniz, ya da belki bir puzzle gönderirsiniz ve kişiler puzzle’ı tamamlayınca davetiyenizi okuyabilir, menünüzdeki bir itemin şeklinde olacak şekilde davetiye bastırabilirsiniz, bu noktada seçenekler yaratıcılığınız ile sınırlı.
2.Tema:
Yukarıda da bahsettiğimiz gibi etkinliğinizin teması oldukça önemli, gala yemeğinin tüm elementleri temanıza bağlı. Tema seçmek ve mekân seçmek beraber verilmesi gereken kararlardır. Seçeceğiniz tema ve etkinliği düzenleyeceğiniz mekân kesinlikle birbirleriyle aynı tonda olmalıdır.
Hemen hemen her şey bir temaya dönüşebilir. Tek bir renk üzerinden, belli bir ülke ya da kültür üzerinden temanızı yaratabilirsiniz; en sevdiğiniz romandan ilham alınmış bir temanız olabilir. Gerçekten sonsuz sayıda seçeneğiniz var ve mümkün oldukça, etkinliğin tüm yönlerinde seçtiğiniz temayı kullanmalısınız.
3. Pazarlama
Düzenlediğiniz gala yemeğinin amacına uygun olarak yapacağınız marketing çalışmaları yönlenmelidir. Örneğin şirket çalışanları için vereceğiniz bir gala yemeğinin marketing çalışmaları, bağış toplamak için düzenlediğiniz dışardan misafirlerin ağırlandığı bir gala yemeğinin marketing çalışmaları ile aynı olamaz. Her iki ihtimalde de profesyonel bir marketing ajansıyla çalışmak isteyebilirsiniz, sosyal medyayı aktif olarak kullanmak mantıklı olacaktır.
4. Masa düzenlemeleri
Çoğu gala yemeğinde, yemek yenilen alan ve kokteyl alanı farklıdır. Bu sayede, yemek salonunun misafirleri şaşırtması sağlanabilir. Eğer farklı iki alan seçeneği yoksa, büyük bir perde ile ikiye ayrılmış bir alan düşünebilirsiniz, bu sayede perde açıldığında misafirlerinizi yine hoş bir sürpriz ile karşılaşmış olur. Etkinliğiniz için karar verdiğiniz temaya uygun masa süsleri ve düzenlemeleri seçtiğinizden emin olmalısınız. Bu sayede daha yaratıcı orta süsleri de düşünme fırsatı bulabilirsiniz. Masa planları ve isim kartları da göz ardı edilmemelidir.
5. Hediyeler
Etkinliğinizden katılımcılarınıza hatıra kalacak bir hediye verebilirsiniz. Bu hediyeler masalarda sahiplerini bekleyebilirler, ya da davet bittiğinde vestiyerden ceketlerini almaya gittiklerinde sürpriz yapılabilir. Kişisel, eşsiz hediyeler düşünün, ama en önemlisi temanıza uygun hediyeler düşünün. Tüm bütçelere uygun yaratıcı hediyeler yaptırılabilir ama kolaylıkla taşınabilen, katılımcıların beraberinde götürebilecekleri hediyeleri tercih etmelisiniz.
6. Prodüksiyon
Pek çok etkinlik planlamacısı, yiyecek içecek tedarik işlerinden çok yapım işlerine enerji harcarlar. Bu son derece normaldir. Kesinlikle etkinliğiniz için sahnenin, ışığın ve sesin önemini azımsamayın. Misafirleriniz mükemmel şekilde işleyen bir sahne planını fark etmez, ama mükemmel şekilde işlemeyen sahne planını fark ederler. Gala yemeğinizin yapım elementi; dekor, ana fikir, eğlence, konuşmacılar vb. pek çok detayı içinde barındırır.
Umarız bu bilgiler size biraz yol gösterebilmiştir.